BAB 8
INFORMASI DALAM PRAKTIK
Informasi sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan
Tahun 1961, D. Ronald Daniel dan McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan adalah terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Ativitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbed-beda antar jenis organisasi.
Contoh: Industri kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya produksi yang ketat.
Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informs dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun di luar perusahaan. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing – EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunkan, namun saat ini kurang popular.
Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggungjawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan dan memiliki tanggungjawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.
Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, sistem ini disebut sebagai suatu sistem distribusi (distribution system).
Tinjauan Sistem
DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang hierarkis. Diagram Konteks adalah yang menyajikan sistem dalam konteks lingkungannya.
Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi
Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem (unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya).
Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari pelanggan.
Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar
Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.
Terdapat 2 subsistem, Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) dan sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system).
Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif
Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungannya.
Sistem Informasi Organisasi
Area-area bisnis perusahaan, antara lain: keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran, menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber lainnya, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah.
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem informasi pemasaran (marketing information system – MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.
Subsistem Output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan. Subsistem produk memberi informasi produk, subsistem lokasi memberi informasi jaringan distribusi, subsistem promosi memberi informasi iklan dan aktivitas penjualan, subsistem harga membantu manajer mengambil keputusan harga. Ada yang kelima, subsistem bauran terintegrasi memungkinkan manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur diatas.
Basis Data digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari 3 subsistem output.
Subsistem Input. Sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data. Subsistem riset pemasaran juga mengumpulkan data internal dan lingkungan melakukan studi khusus. Subsistem inteligensi pemasaran mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat memengaruhi operasi pemasaran.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.
Sistem Informasi Manufaktur
Sistem informasi manufaktur memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.
Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi eksekutif adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Manajemen Hubungan Pelanggan
Kebutuhan akan data historis pelanggan sangat besar dalam area pemasaran, di mana para manajer ingin melacak perilaku pembelian pelanggan selama jangka waktu yang cukup panjang dan telah merangsang strategi pemasaran popular yang disebut manajemen hubungan pelanggan. Manajemen hubungan pelanggan (CRM – customer relationship management) adalah hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.
Sistem CRM ini akan mengakumulasi data pelanggan dalam jangka panjang (5 tahun, 10 tahun, bahkan lebih) dan menggunakan itu untuk memberikan informasi kepada pelanggan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data).
Data Warehousing
Memungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.
Karakterisik Data Warehouse
1. Kapasitas penyimpanan sangat besar.
2. Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan baru, bukannya dijaga tetap saling mutakhir dengan memperbarui catatan yang sudah ada dengan informasi baru.
3. Data dapat diambil dengan mudah.
4. Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.
Membuat data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar sehingga beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana – mengimplementasikan data warehouse dengan bertahap dikenal dengan istilah data mart untuk menguraikan subjek. Data mart adalah suatu basis data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousingdan akan dilakukan oleh suatu sistem.
Sistem Data Warehousing
Data Warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ked ala gudang, mengubah isinya menjadi informasi dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.
Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpana Data Warehouse
Dalam tempat penyimpanan data warehouse, terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalam tabel-tabel terpisah.
Tabel Dimensi, mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau berbagai dimensi.
Tabel Fakta, Berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek atau aktivitas.
Penyampaian Informasi
Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.
OLAP
Terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse. OLAP (on-line analytical processing) memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format, termasuk grafik.
Terdapat 2 pendekatan:
1. ROLAP (relational on-line analytical processing): menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasioanal standar. Data ROLAP umumnya terinci dan harus dilakukan anilisis untuk mendapatkan ringkasannya.
ROLAP dapat dengan mudah menghasilkan output pada tingkat-tingkat terinci dan pada beberapa tingkat ringkasan namun harus melakukan proses-proses untuk mencapai tingkat ringkasan yang belum pernah dibuat sebelumnya. ini artinya ROLAP akan terbatas hanya pada sejumlah dimensi yang terbatas saja.
2. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing): menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional. MOLAP umumnya telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat rincian dan disusun menurut berbagai dimensi. MOLAP memiliki kemampuan peringkasan yang lebih cepat dan juga dapat menghasilkan informasi dalam banyak dimensi (10 dimensi atau lebih).
Data Mining
Istilah ini sering dipergunakan sehubungan dengan data warehousing dan data mart adalah data mining (penambangan data), adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna.
Terdapat 2 cara dasar dalam melakukan data mining:
1. Verifikasi Hipotesis
Pendekatan ini dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung. kelemahannya adalah bahwa proses pengambilan akan sepenuhnya dipandu oleh pengguna.
2. Penemuan Pengetahuan
Sistem data warehousing menganalisis tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yangs sama.
refferensi :
Buku Sistem Informasi Mnajemen
karya : Raymond
Mcleod. Jr
(Edisi 10)
